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Nicht nur Softwareentwicklung: Wie Sie Atlassian und Jira für Business-Projekte nutzen

Entwickler lieben Jira. Geschätzte 89.000 Organisationen setzen auf die Softwarelösung von Atlassian und managen damit vor allem Projekte in der Softwareentwicklung. Doch wie lässt sich Jira für Nicht-Software-Projekte nutzen? Agile ist längst zum Gesprächsthema im Boardroom geworden und die Zahl der CEOs, für die Scrum kein Hexenwerk mehr ist, steigt stetig. Nerd-Talk auf C-Level? Wird es so schnell im großen Stil vielleicht nicht geben, doch wir haben einige Ideen für Sie zusammengestellt, mit denen Sie die Sprache der Jira-Welt Schritt für Schritt in das Business-Geschehen übertragen können und Atlassian-Lösungen Business-fähig machen.

1. Beschreiben Sie den Scope und Ihre Anforderungen im Backlog

Im ersten Schritt definieren Sie den Projektumfang mit Hilfe von Epics. Epics definieren, was in ihrem Projekt zu tun ist, vergleichbar mit dem Kapitel eines Buches (Beispiel: Einführung einer neuen Supply-Chain-Strategie in Brasilien). Im zweiten Schritt brechen Sie Ihre Epics in Storys herunter, mit denen Sie präziser definieren, was genau zu tun (Beispiel: Bau eines neuen Lagers in Sao Paulo). Die Summe aller Stories sind ein Epic, die Summe aller Epics sind Ihr Projektumfang. Der Backlog ist die Aufgaben-Pipeline für Ihr Projektteam, in der alle Stories aufgeführt werden. Dort werden alle Anforderungen an Ihr Projekt geordnet aufgelistet und ständig weiterentwickelt. Alle Tätigkeiten, die Ihr Projektteam zu erledigen hat, um die übergeordneten Projektziele zu erreichen, gehören in den Backlog. Gemäß Scrum ist der Product Owner für die Pflege des Backlogs verantwortlich, diese Aufgabe könnte in einem Business-Projekt der Projektmanager übernehmen und die Aufgaben gemeinsam mit seinem Projektteam priorisieren.

2. Beschreiben Sie Ihre Backlog-Einträge mit User Stories

Mit Hilfe von User Stories werden die Einträge im Backlog ausformuliert – und zwar unter Verwendung von Alltagssprache und aus Sicht des Endabnehmers. Eine User Story beschreibt, welche Eigenschaften des Ergebnis erfüllen muss, damit der Abnehmer zufrieden ist. Im Fall eines Business-Projektes könnten diese Eigenschaften durch Zahlen ersetzt werden, beispielsweise durch eine konkrete Umsatzsteigerung, die durch eine Vertriebsaktion erreicht werden soll.

3. Erreichen Sie schnelle Ergebnisse in kurzen Sprints

Bei einem Sprint ist der zur Verfügung stehende Zeitrahmen vorgegeben, zum Beispiel zwei Wochen, drei Wochen, und so weiter. Die Frage in einem Sprint-Planungsmeeting lautet: Was kann im kommenden Sprint entwickelt werden und wie werden die Aufgaben organisiert? Dabei ziehen Sie die Projektaufgaben aus Ihrem Backlog und planen Sie für den kommenden Sprint ein. Das Ergebnis eines Sprints sollte messbar, plausibel zu testen und umsetzbar sein. Sprints sollten möglichst kurz gehalten werden, um bei potenziellen Fehlentwicklungen die Ressourcenverschwendung zu minimieren. Kurze Intervalle, steile Lernkurven sind das Motto.

4. Behalten Sie den Fortschritt mit täglichen Standups im Auge

Bei Standup-Meetings trifft sich ihr Projektteam, um sich innerhalb weniger Minuten über ihren Fortschritt und Herausforderungen auszutauschen. Während der Scrum Master das Meeting leitet, sollten Sie als Product Owner aufmerksam zuhören und jedes Teammitglied sollte zu Wort kommen. Das Ziel des Meetings ist der Austausch von Informationen und die Betrachtung von Hindernissen. Der Stil der Standups ist informell, aber hören sie genau hin, wo es hakt, um rechtzeitig Maßnahmen einleiten und Ihre Unterstützung anbieten zu können.

5. Lernen Sie, was besser geht – in der Retrospektive

Am Ende eines Sprints steht die Retrospektive. Ihr Projektteam blickt auf sein Vorgehen und den erzielten Fortschritt zurück und diskutiert Wege, wie sich die Projektarbeit im nächsten Sprint besser gestalten lässt. Offenheit und Ehrlichkeit sind die Werte, die jeder Meeting zugrunde liegen. Deshalb sind Fehler kein Problem, sondern eine Möglichkeit, im nächsten Sprint noch effizienter zu arbeiten.

6. Spot Risks and Dependencies

Eine der größten Herausforderungen des Agile-Modus mit Jira und andere Tools ist das Aufdecken von Risiken und wechselseitigen Abhängigkeiten zwischen Teams, Projekten und Aufgaben. Mit Atlassian lässt sich diese Herausforderung bereits recht gut bewältigen – das ist hilfreich, da volle Transparenz und die Visualisierung von Abhängigkeiten entscheidend für Ihren Projekterfolg sind. Insbesondere in Business-Projekten sind diese Risiken und Abhängigkeiten enorm. Wir haben swarmOS Analyzer genau zu diesem Zweck entwickelt: um Abhängigkeiten zu analysieren und Risiken sowie Engpässe durch vordefinierte Abfragen schnell zu visualisieren.

Auf der Atlassian Summit, die kürzlich im Silicon Valley stattfand, haben wir übrigens swarmOS Analyzer vorgestellt. Das tolle Feedback der Besucher an unserem Stand möchten wir zum Anlass nehmen, an dieser Stelle noch einmal kurz auf die wichtigsten Features einzugehen. swarmOS Analyzer bietet Ihnen in einem visuell einzigartigen Interface einen Gesamtüberblick Ihrer Business-Projekte. Dabei greift swarmOS Analyzer auf Jira zu und präsentiert Ihnen alle Aufgaben, Ressourcen und Verknüpfungen, die den größten Einfluss auf Ihren Projekterfolg haben. Hürden, Ressourcenengpässe und Eskalationen werden auf einen Blick sichtbar. Über das unserem Nervensystem nachempfundenem Interface von swarmOS Analyzer können Sie sich Schritt für Schritt vortasten und die schwächsten Glieder in der Kette Ihrer Abhängigkeiten schnell und einfach analysieren – ohne dabei den Anschluss zu verlieren. Denn durch Scrollen gelangen Sie in wenigen Millisekunden wieder zum Ausgangspunkt zurück. Sagen wir’s so: swarmOS Analyzer ist das Google Maps für Ihre Jira-Welt.

Für alle Jira-Nutzer steht ab sofort eine kostenlose Trial-Version auf dem Atlassian Marketplace zum Download zur Verfügung. Testen Sie swarmOS Analyzer am besten noch heute – wir freuen uns auf Ihr Feedback! Übrigens: Für alle Organisationen, die Jira Software Server oder Jira Software Data Center nutzen, entwickeln wir gerade eine Server-Option von swarmOS Analyzer zum Betrieb auf Ihrer eigenen Hardware. Registrieren Sie sich hier für unser Beta-Programm, die Server-version wird im Laufe des Jahres verfügbar sein.